Внутренний аудит: проверка, которую вы устраиваете себе сами

Внутренний аудит — это проверка, которую вы устраиваете себе сами, пока её не устроил кто-то другой. Разница в цене вопроса: своя проверка стоит два часа рабочего времени, чужая — до 45 суток приостановки, как в делах, которые мы разбирали (летние дела, первая неделя сентября). Разберём, как проводить такую проверку, чтобы она находила проблемы, а не подтверждала, что всё хорошо.

Главное правило: аудит ищет, а не подтверждает

Внутренняя проверка, которая всегда заканчивается «замечаний нет», бесполезна. Её задача — найти расхождения между тем, что написано, и тем, что делается. Поэтому аудитор идёт не по кабинетам, а по цеху и задаёт вопрос «покажите», а не «есть ли у вас».

Кто проводит

• Не тот, кто отвечает за проверяемый участок: технолог не проверяет собственные инструкции
• На малом производстве роли меняют по кругу: начальник смены проверяет чужую смену
• Полезно приглашать человека из другого подразделения — он видит то, к чему все привыкли
• Состав группы и график закрепляются приказом

Как часто

Как проводить: пять приёмов, которые находят реальное

1. Идите по продукту, а не по помещениям. Пройдите путь одной партии от приёмки до отгрузки — так видно пересечения потоков, которых нет на схеме
2. Проверяйте записи за прошлую неделю, а не за сегодня. Сегодня всё заполнено, потому что вы пришли
3. Спрашивайте исполнителя, а не начальника. «Как вы готовите раствор?» — и попросите показать
4. Смотрите туда, куда не смотрят: верх оборудования, потолок, изнанка транспортёров, трапы, шкафы в раздевалке (про верх, про трапы)
5. Берите замеры. Пара смывов после мойки в неожиданных точках говорит больше, чем полдня разговоров (тесты и люминометр)

Чек-лист аудита: шесть блоков

• Документы: программа производственного контроля, ХАССП, журналы, медкнижки, договоры и акты (подробно)
• Персонал: одежда, украшения, перчатки, мытьё рук, раздельное хранение личных вещей
• Помещения: поточность, состояние полов, стен и потолков, барьеры, вентиляция
• Оборудование и инвентарь: состояние, цветовое зонирование, хранение на держателях, отсутствие дерева
• Мойка и дезинфекция: инструкции на участках, концентрации, выдержка, записи, подтверждение результата
• Продукция: маркировка, сроки, хранение, товарное соседство

Готовая основа — чек-лист из сорока пунктов: его можно использовать как форму для еженедельного обхода.

Что делать с результатами

Аудит без последствий превращается в ритуал. Минимальный порядок:

1. Каждое несоответствие записывается с местом, датой и фотографией
2. Назначается ответственный и срок устранения
3. Устранение проверяется — отдельной отметкой, а не «сказали, что сделали»
4. Повторяющиеся несоответствия разбираются по причине: это уже не случайность, а системная дыра
5. Итоги обсуждаются со сменами — люди должны знать, что нашли и почему это важно

Как понять, что аудит настоящий

• В отчётах есть находки, и они разные от раза к разу
• Часть находок касается документов, часть — цеха, часть — поведения людей
• Есть закрытые пункты с датами устранения
• Есть хотя бы одна находка, которую нашли по замеру, а не глазами
• После аудита что-то менялось: инструкция, график, закупка, обучение (как учить)

С чего начать на этой неделе

Возьмите одну смену и пройдите с чек-листом один участок — не весь цех. Запишите всё, что нашли, даже мелочи. Через неделю проверьте, что из этого закрыто. Такой цикл из двух шагов работает лучше, чем годовой аудит с большим отчётом, который никто не читает.

Если впереди аудит заказчика, порядок подготовки другой: план на четыре недели.

Рядом по теме: восемь шагов маршрута проверяющего.

Инвентарь и химия в каталоге: уборочный инвентарь и моющие средства. Подберём под задачу.

Рядом по теме: проверка знаний персонала.